Comune di Bari, Innovazione dei processi decisionali ed organizzativi

Il contratto stipulato con il Comune di Bari, aveva il seguente oggetto:

Progettare ed Implementare nuovi modelli di lavoro della giunta comunale nell’ottica della condivisione e della pianificazione degli interventi degli amministratori.

La reingegnerizzazione dei processi decisionali doveva tener conto delle seguenti finalità:

– assicurare che il lavoro del gruppo sia rispettoso delle linee guida contenute nella proposta strategica;
– prediligere l’apprendimento, l’approccio sistematico e la pianificazione continua;
– assicurare la collegialità del lavoro per divenire a decisione condivise;
– sistematizzare e strutturare l’ascolto, quale modalità operativa di questa amministrazione, formalizzando periodici momenti di incontro con presidenti di circoscrizioni, segretari di partito di maggioranza e opposizione, gruppi di interesse e singoli cittadini;
– assicurare il raccordo tra l’attività di indirizzo politico della giunta e la sua prima attuazione attraverso il direttore generale (la giunta, nel suo agire ordinario, inoltra al direttore generale le decisioni di governo, assunte collegialmente, affinchè la struttura burocratica da lui guidata le possa attuare);
– replicare il modello di funzionamento della giunta anche nel rapporto tra i singoli assessori e i dirigenti coinvolti, anche se non specificatamente referenti in relazione alle proprie deleghe;
– monitorare costantemente il livello di soddisfazione dei cittadini e la loro percezione riguardo al raggiungimento della visione contenuta nella proposta strategica.

Il percorso ha permesso al Sindaco, e quindi alla amministrazione comunale, di raggiungere i seguenti macro-obiettivi:

 
  1. migliorare e innovare il sistema con il quale veniva effettuato il “controllo strategico” – e cioè la “valutazione delle scelte compiute in sede di attuazione (dei piani, programmi ed altri strumenti di determinazione) dell’indirizzo politico, in termini di congruenza tra risultati conseguiti e obiettivi predefiniti” – che, al momento del insediamento del Sindaco Emiliano, risultava essere basato sullo “scambio cartaceo” di due relazioni.
  2. consentire a tutti i protagonisti della vita Amministrativa e Politica di: conoscere l’evolversi della attuazione del programma del Sindaco; condividerne le azioni di governo e favorirne con l’impegno la loro attuazione; praticare la metodologia dell’ascolto e della collegialità insieme alla competenza della pianificazione;
  3. arricchire il Comune di Bari di strumenti e competenze per rendendolo una organizzazione capace di “servire bene” il cittadino a prescindere dalla sua guida politica.
 

In particolare l’attività di consulenza ha prodotto i seguenti risultati, precedentemente inesistenti presso il Comune di Bari:

  • “Riorganizzazione funzionale per obiettivi” del Gabinetto del Sindaco (anche mediante la realizzazione di modulistica utile al miglioramento dell’efficienza);
  • Definizione del modello di “collegialità” della Giunta (sottoscritto dal Sindaco e da tutti gli Assessori);
  • Progettazione ed uso del modulo di verifica dello Stato di Salute della Giunta;
  • Progettazione ed esecuzione del percorso di apprendimento, del 2005, dedicato ai dirigenti al fine di condividere e migliorare il programma del Sindaco;
  • Progettazione e conduzione del percorso che ha portato alla realizzazione della “Giunta Territoriale” come strumento della collegialità tra i Presidenti di Circoscrizione e la Giunta comunale;
  • Elaborazione e scrittura del “Metodo in Comune” che nella forma di Volumetto è stato consegnato a tutti, ivi compresi gli oltre 2000 dipendenti comunali;
  • Assistenza ad assessori e dirigenti nell’applicazione del Metodo in Comune in ambito di progetti comunitari afferenti la società dell’informazione e l’e-gov;
  • Progettazione e realizzazione di un percorso di incontri di lavoro volto ad ottenere il “Piano delle Azioni” di governo condiviso da tutti i protagonisti della vita Amministrativa e Politica (Giunta, Consiglieri Comunali, Dirigenti, Presidenti di Circoscrizione, Segretari di Partito);
  • Redazione e diffusione del documento “Governare con un Piano delle Azioni condiviso”;
  • Assistenza al Nucleo di Valutazione al fine di rendere coerenti i criteri di valutazione dei dirigenti con quanto previsto dal “Metodo in Comune”;
  • Progettazione e realizzazione del software “GovernAzioni” come strumento (cruscotto di governo) per la verifica quali-quantitativa e la condivisione dello stato di avanzamento delle Azioni e degli obiettivi assegnati ai dirigenti per ciascuna fase prevista dal PdO;
  • Gestione di un piano di incontri di lavoro, con il Sindaco, Assessori e consiglieri di amministrazione delle Aziende del Comune di Bari, (con le tecniche previste dal Metodo in Comune) per la realizzazione dell’analisi FDOM (Forza, Debolezza, Opportunità, Minacce) per ciascuna azienda ed una complessiva, anche al fine di valutare: opportunità e modalità per giungere alla costituzione della Holding Comunale;
  • Realizzazione di un documento per la “riorganizzazione funzionale per obiettivi” dell’assessorato alla solidarietà, coerentemente con quanto previsto dal programma del Sindaco (il documento contiene la sintesi di incontri di lavoro realizzati con le tecniche previste dal Metodo);
  • Progettazione del percorso di apprendimento per la Giunta mediante incontri di studio da realizzare presso il Politecnico e l’Università;
  • Progettazione del Piano di Formazione 2006 per i dirigenti utile ad acquisire le competenze necessarie alla pratica – in autonomia – del “Metodo in Comune”.